如何在线上会议中进行有意义的交流

归属感是人类的基本需求。从婴幼儿时期开始，我们就被驱使去建立联系。与他人的联系对我们的身心健康和幸福至关重要。这就是为什么在这个社会距离越来越远的时代，在虚拟会议或聚会中建立有意义的联系比以往任何时候都更加重要。

什么是有意义的联系？它是一种让我们感到被接受、被理解、被支持的互动。我们感到被倾听、被关心。我们有一种归属感。我的同事简-达顿（Jane Dutton）称之为 “高质量的联系”。

有意义的联系就是 “人性时刻”。哈佛大学精神病学家爱德华-哈洛韦尔（Edward Hallowell）创造了这个词，他说 “人性时刻 “需要两个要素：身体的共同存在和集中的注意力。当我们在社交中保持距离时，第一个要素是不可能实现的。有可能创造虚拟的 “人性时刻 “吗？

答案是肯定的，但这取决于准备工作和有意识的实践。过去几周，我参加了几十次虚拟会议–工作团队会议、员工会议、大型全体会议、委员会会议、虚拟教室、教会员工会议、虚拟午餐聚会，甚至虚拟欢乐时光。其中有些会议产生了有意义的联系，有些则没有。聚会的规模并不是决定因素，尽管在一个大型团体中创造虚拟的人际时刻可能更具挑战性。区别在于这些会议在多大程度上是有意设计、管理和运作的，以产生虚拟的人际时刻。

以下是在虚拟会议中促进有意义联系的 10 条准则。这些指导原则与平台无关。它们适用于您选择的任何平台–Zoom、Skype、Blue Jeans、Google Hangouts、WebEx 等等。

这些指南是针对 5 到 15 人的典型会议规模制定的，上限为 20 人左右。但最佳小组规模并没有一个神奇的数字。我见过这些指导原则在更大的小组中发挥作用，比如虚拟全体会议或教室。此外，你还可以使用 Zoom 的分组讨论室等工具，将大型小组分成小型小组。总之，要根据具体情况、小组和文化来调整这些准则。

准则 1：开启视频

首先，每个人都应该打开视频。如果看不到彼此，几乎不可能建立有意义的联系。这条准则看似显而易见，但在我参加的虚拟会议中，有些人（有时是很多人）关闭了视频，或者在不使用摄像头的情况下用智能手机拨打电话。当我们关闭视频时，我们并没有真正关注或参与。我们可能会做其他事情–做白日梦、发呆、写邮件、浏览网页、涂鸦、喝杯咖啡、与宠物玩耍、阅读或其他。视频是建立有意义的联系的必要因素。

但有时，由于网络连接不畅，与会者不得不关闭视频。这个问题现在出现得更频繁了，因为我们大多数人都是在家上网。因此，不要总以为关闭视频意味着有人没有注意听。让大家期待视频的出现，并与那些可能有连接问题的人进行个别交流。

准则 2：积极引导

无论是虚拟会议还是面对面会议，如果有人牵头并主持会议，效果会更好。在我参加的一次虚拟会议中，没有人积极主持会议，结果出现了尴尬的时刻，我们只是互相看着对方，谁也不知道该做什么或说什么。虚拟会议应该是积极主持的。这并不意味着主持人要大包大揽。这意味着需要有人主持会议，以确保会议顺利进行、按时进行并产生有意义的联系。

主持人可以是正式的领导者，但不一定是。您可以轮流担任主持人，只要在会议召开前确定由谁主持即可。例如，我们积极组织中心（CPO）的员工每天早上都会举行虚拟站立会议。规则是由团队中最新的成员主持会议，然后轮换到第二位最新的成员，以此类推。这一规则传达了 “每个人都可以领导 “的信念，并提供了这样做的机会。顺便说一句，CPO 在员工会议中也采用了同样的规则。

准则 3：承认现实

我们生活在一个可怕的时代。我们忧心忡忡。如果不承认这一点，至少在虚拟会议开始时不承认这一点，就等于否认了我们都面临的现实。如果不承认现实消耗了我们的注意力，就试图像往常一样开展工作，会让人感觉与现实脱节。

承认现实并不意味着你必须沉溺于现实。在本学期的一次虚拟课堂上，我的演讲嘉宾是吉姆-马洛兹（Jim Mallozzi），他曾任保诚房地产和搬迁公司的首席执行官兼董事长。我的 MBA 学生问他现在作为领导者会怎么做。他说，重要的是要让人们知道，你也感到害怕和担忧。这样做不仅不会削弱你作为领导者的作用，反而会加强这种作用。承认现实表明了同理心。这表明我们都在一起。

准则 4：温和的强制性参与

主持人应以确保人人参与的方式引导会议。例如，如果要进行一轮自我介绍，主持人可以让大家自愿参加，然后点名那些没有自我介绍的人。如果你想让大家分享个人故事，确保每个人都知道他们应该分享一个故事，并点名确保他们分享。否则，小组中性格外向的人就会大声说出来，而性格内向的人就只会倾听。

这一准则表明，每个人都应该参与。这种期望一开始可能会让人不舒服，但从心理上讲，如果你知道每个人都必须这样做，参与就会变得更容易。随着时间的推移，参与会变得越来越容易，也越来越舒适。

参与是强制性的，但确保参与是温和的。请大家发言，但不要把他们放在聚光灯下；不要施加压力或强迫他们。一般来说，引导会议，让每个人都参与进来。要敏感。有时，跳过某个人可能是合理的。如果你管理的是一个大型小组，你可以将其分成若干个小组。或者，你可以将参与分散到多个会议中。例如，小组中的一半人可以在第一个环节中分享，另一半人可以在第二个环节中分享。

准则 5：介绍

轮流向小组成员介绍自己。当部分或所有小组成员彼此不认识或不熟悉时，自我介绍尤为重要。但即使你们彼此认识，你们也有新的信息要分享。我们大多数人都在家工作。告诉别人你在哪里。因为你的视频是开着的，所以花点时间展示一下你的环境。在一次虚拟会议中，我们每个人都将摄像头移开（或旋转笔记本电脑），参观自己的工作空间，对照片、墙上的图片、实物，甚至偶尔闯入的宠物或孩子发表评论。在以后的会议中，小组成员可以利用指导原则 6 中的建议重新介绍自己。

指导原则 6：个性化

花点时间让你的小组活动具有个人特色。介绍是这个过程的开始。当然，你可能还有事情要做。但是，如果可能的话，至少在一两次会议中，要将个人和业务分开。在我的第一次虚拟员工会议上，我们花了大部分时间轮流谈论我们的感受、我们的家庭、我们的担忧和顾虑。

个人化可以很有趣。有意义意味着分享一些关于你自己、你的家庭、你的爱好、你的抱负和梦想的东西。以下是我们最近在虚拟会议中使用的三种活动。(1) 分享一件代表你或你家庭的实物。(2) 分享一件趣事–关于你的一些不为人知的事情。(3) 分享一个家庭故事。

当然，有无数种方法可以让它变得个性化。您不必自己去想。让小组参与进来。请大家就如何在即将举行的虚拟会议中融入个人特色提出建议。

准则 7：学习新知识

学习新知识是一种富有成效的积极体验。共同学习是人类的集体时刻。让与会者自愿就有趣和好玩的事情做简短发言。在一个小组中，我们发现一位与会者是一位狂热的观鸟爱好者和奥杜邦协会会员。他用 15 分钟介绍了迁徙到该地区的鸟类，并展示了令人惊叹的特写照片。在另一个虚拟环节中，一位考古学家简短地介绍了埃及金字塔鲜为人知的事实。更多令人惊叹的照片。

您的团队拥有丰富的知识和经验。让参与者与小组分享他们的激情、爱好、消遣和知识。一起学习新知识。

准则 8：在大型会议中启用聊天功能

每个视频会议平台都提供聊天选项。这个选项对大型虚拟会议很有帮助，因为它让每个人都有机会插话、发表评论或提问。例如，在最近的一次虚拟全体会议上，聊天选项被频繁使用。后来，人们称赞聊天讨论的质量很高，甚至比面对面的全体会议还要好。我发现聊天选项对虚拟课堂很有帮助，尤其是大班教学。我还了解到，虚拟课堂上的学生会有一个不包括我在内的后频道，比如 Slack。这对我来说没有问题。这是另一种创造虚拟人类时刻的途径。

主持人（或领导者）应不时地停下来回应聊天评论或问题。如果不可能面面俱到，可以捕捉并保存聊天内容，在虚拟会议结束后再回复。

准则 9：团队实践

许多面对面进行的团队实践都可以在虚拟团队会议中复制。例如，可以考虑每日（或每周）例会。站立在 IT 和软件开发团队中很常见，但它广泛适用于任何类型的团队。在面对面的版本中，每个人都站成一圈。每个人逐一讲述三点：(1) 我昨天的工作；(2) 我今天的工作；(3) 我需要的帮助、资源或协助。例如，在 Menlo Innovations，程序员和员工每天上午 10 点都要进行一次站立。

任何团队都可以在虚拟会议中使用站立练习。规则相同。每个人都要参与，一个接一个，涵盖三个要点。您可以根据具体需要调整这些要点，或者增加一个要点。例如，一个领导团队的成员在讲述这三点的同时，还讲述了第四点：这是我最近学到的东西。因为该团队希望成为一个学习型组织，所以第四点使学习成为站立的一部分。

当你保持常规和仪式时，人们会感觉更好。考虑一下你平时的常规或仪式，想想如何在虚拟环境中复制它们。例如，我的同事能够在虚拟环境中模仿他们在学生自我介绍时使用的现场仪式。例如，他们使用 Zoom 的白板功能制作了一份手写议程–就像他们在现场会做的那样。然后，他们制作了一张有座位的虚拟桌子，并请大家 “在桌边就座”。每个学生都在虚拟座位上写下自己的名字。然后，主持人围着桌子转了一圈，请每个人做自我介绍，并分享他们想庆祝的事情，这与他们在面对面课堂上使用的过程如出一辙。

指导原则 #10。实验

尝试使用这些准则。尝试、学习、调整并不断尝试。重要的是开始学习如何在虚拟会议中建立有意义的联系。通过集体努力，你很快就能学会如何创造和维持虚拟的人际时刻。